De openbaarheidsparagraaf is een toevoeging aan de Begroting 2025, voortvloeiend uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie. Deze verplichting is gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding binnen overheidsinstanties, Bovendien vereist artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording specifieke aandacht besteedt aan zowel de beleidsvoornemens als de uitvoering van de Wet open overheid.
Inleiding
Transparantie en openbaarheid staan bij ons hoog in het vaandel. Een voortvarende en efficiënte uitvoering van de Wet open overheid (Woo) past hierbij. Deze wet is op 1 mei 2022 in werking getreden. Deze wet richt zich op een transparante overheid en vraagt een cultuurverandering rond de omgang met informatie. Bepaalde informatie moet verplicht en actief openbaar gemaakt worden. We volgen hierbij de landelijke planning waarbij de wettelijke verplichting per informatiecategorie gefaseerd zal worden ingevoerd. Kansen om te versnellen zullen we hierbij niet laten liggen.
Als organisatie hebben we een programmatische aanpak ontwikkeld voor de implementatie van de Woo op de lange termijn. Deze meerjarige aanpak is opgesteld om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de vereisten van de Woo en dat we transparantie en openheid bevorderen. In deze begroting is extra geld gereserveerd voor extra capaciteit voor de beantwoording van de vragen (de zogeheten passieve openbaarmaking). We hechten veel waarde aan het informeren van de gemeenteraad over onze voortgang en plannen met betrekking tot de Woo. Om die reden wordt de raad periodiek op de hoogte gehouden van onze activiteiten en vorderingen. Jaarlijks informeren we op onze (fundamentele) uitgangspunten, we blikken terug en kijken vooruit met betrekking tot een open overheid via een raadsinformatiebrief.
Onderdelen Woo
De Woo bestaat uit drie onderdelen:
- De openbaarmaking op eigen initiatief (actieve openbaarmaking)
- De openbaarmaking op verzoek (passieve openbaarmaking)
- Verbetering van de informatiehuishouding
Voor 2025 staan hiervoor de volgende activiteiten gepland:
Ad. 1.
We gaan in 2025 verder met het publiceren van informatie categorieën conform de Woo (ingangsdatum 1 mei 2022) en volgen zoals eerder aangegeven het tijdspad dat door de landelijke overheid is opgesteld (actieve openbaarmaking). Op 1 november 2024 zijn de eerste vijf informatie-categorieën die verplicht openbaar moet worden gemaakt in werking getreden. Voor de gemeente gaat het om informatie over de organisatie, de werkwijze (waaronder de taken en bevoegdheden) en de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en haar organisatieonderdelen. Deze informatie is op de website www.arnhem.nl/open voor iedereen toegankelijk en beschikbaar. Deze website wordt steeds geactualiseerd. Hoewel het nog niet volledig duidelijk is wanneer de andere informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt, gaan we door met de voorbereidingen voor het geval de planning definitief wordt. De verdere implementatie voor de overige informatie-categorieën wordt stap voor stap en doelmatig uitgevoerd. Per keer wordt een informatiecategorie uitgerold waarbij we gebruik maken van de eerder opgedane ervaring. De verwachting is dat we eind 2025 ten minste 8 van de 11 categorieën actief publiceren Hiermee voldoen we dan ruim voldoen aan de minimale eisen die de Woo stelt. De planning is om in de komende jaren t/m 2027 alle informatie-categorieën gepubliceerd te hebben. Onze intentie is om voorop te lopen in de landelijke planning.
Daarnaast publiceren we jaarlijks proactief datasets aan de hand van de lijst die we jaarlijks via een raadsinformatiebrief kenbaar maken. Het proactief publiceren van datasets houdt in dat we regelmatig op eigen initiatief datasets beschikbaar stellen aan het inwoners, instellingen en ondernemingen (zie website: www. opendata.arnhem.nl ).
Ad. 2.
We werken in 2025 verder aan het verbeteren van het tijdig afhandelen van de Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking). We gaan aan de slag met het ondersteunen en faciliteren van behandelaars. Dit gaan we onder andere doen door de verdere uitnutting van de bestaande oplossingen maar ook het introduceren van geavanceerde oplossingen (w.o. slimmer zoeken). Naast inzet van deze oplossingen gaan we ook actief bezig met instructies te geven aan behandelaren voor het adequaat afhandelen van Woo-verzoeken. Dit doen we door het verzorgen van onder andere workshops en het actualiseren van handreikingen. Hiermee worden behandelaars meer ontzorgd. De aandacht zal ook gericht blijven op het stroomlijnen van het proces afhandeling Woo-verzoeken. We zullen het proces met de juiste informatievoorziening (indicatoren o.a. doorlooptijd, behandeltijd etc.) actief monitoren zodat we in staat zijn om tijdig en (pro) actief te kunnen (bij)sturen om het proces te versnellen. Het lerend vermogen wordt hierdoor versterkt. Daarnaast zal de individuele Woo-verzoeker tijdig worden bericht over realistische termijnen. We streven naar maximale transparantie, met behoud van de noodzakelijk bescherming van persoonlijke gegevens en andere belangen.
Ad. 3.
Om aan de nieuwe eisen te kunnen voldoen, moet de kwaliteit van de informatie van onze gemeentelijke informatiehuishouding op orde zijn. De informatiehuishouding op orde betekent dat onze organisatie haar informatie goed beheert, opslaat en toegankelijk maakt. In relatie tot de WOO houdt dit in dat alle relevante informatie transparant en tijdig beschikbaar is voor publieke verzoeken, zodat aan de eisen van openbaarheid en transparantie wordt voldaan. In 2025 zullen we aan de slag gaan met een Arnhemse methodiek om o.a. de datakwaliteit te verhogen wat essentieel is voor de verstrekte data voor onze inwoners. Deze activiteiten maken deel uit van ons informatiebeleid. Ook gaan we in 2025 aan de slag met de datakwaliteit wat moet zorgen voor nauwkeurige, volledige en consistente data door regelmatige controles.
Het komend jaar gaan we ons bezighouden met het inlopen van achterstanden op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. In 2024 hebben we een eerste opzet gemaakt van een lokaal kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Het komende jaar zullen we ons samen met de partners uit de regio richten op het ontwikkelen van een regionaal kwaliteitssysteem. Daarnaast willen we een centrale archieffunctionaliteit inrichten om daarmee de archieffunctie te bestendigen, met name gericht op applicaties die geen/weinig archieffunctie hebben.
Cultuur, houding en gedrag
De cultuur, houding en gedrag van medewerkers zijn cruciaal voor de Woo omdat zij de sleutel vormen tot de effectieve uitvoering van transparantie en het stimuleren van openheid. Het is niet alleen een technocratische aangelegenheid, de menselijke factor maakt het verschil in het succesvol implementeren van de Woo. Het gaat erom dat onze organisatie transparantie en openheid omarmt als fundamentele waarden. Dit houdt in dat medewerkers en leidinggevenden zich bewust moeten zijn van het belang van transparantie en openheid in hun werk en besluitvormingsprocessen. Het vereist een cultuur waarin informatie actief wordt gedeeld, toegankelijk is en begrijpelijk wordt gemaakt voor het publiek.
Om de houding en het gedrag in overeenstemming te brengen met de Woo gaan we verder met acties:
- Bewustwordingscampagnes – workshops, trainingssessies om medewerkers bewust te maken van het belang van de Woo en transparantie;
- Leiderschap en voorbeeldgedrag – we willen dat het management het goede voorbeeld geeft in het naleven van de Woo;
- Heldere communicatie – verwachtingen en verantwoordelijkheden uitspreken richting onze medewerkers m.b.t. Woo;
- Verandermanagement- implementeren van een transitie naar een cultuur van openheid en transparantie te ondersteunen (Communicatie, P&O);
- Training en ontwikkeling- medewerkers te helpen de benodigde vaardigheden en kennis te verwerven.